BIP
Jak przyjmować płatności w małej firmie?
Przy usługach rezerwowanych z wyprzedzeniem sprawdza się przedpłata albo zaliczka. Salon beauty, fotograf czy osoba prowadząca warsztaty mogą dzięki temu ograniczyć straty związane z rezerwacjami, na które klient ostatecznie się nie pojawi. Przy usługach wykonywanych od ręki wygodniejsze będzie rozliczenie po zakończeniu wizyty. Sprzedaż internetowa z kolei zwykle wymaga możliwości zapłaty jeszcze przed wysyłką produktu.
Znaczenie ma też miejsce obsługi. Freelancer pracujący z firmami może przez wiele miesięcy przyjmować wyłącznie przelewy na podstawie faktur. Przy sprzedaży konsumentom sytuacja wygląda inaczej. Jeśli klient stoi już przy ladzie, siedzi w fotelu fryzjerskim albo właśnie kończy trening, wysyłanie mu numeru konta i czekanie na przelew wydłuża całą transakcję.
Kiedy warto mieć konto firmowe?
Przy jednoosobowej działalności osobne konto firmowe nie zawsze jest wymagane przepisami. Warto jednak założyć je od początku, jeśli przez rachunek będą regularnie przechodzić płatności od klientów i firmowe wydatki. Oddzielenie pieniędzy prywatnych od firmowych ułatwia kontrolę wpływów, rozliczanie kosztów i sprawdzanie, które należności zostały już opłacone.
W części przypadków konto firmowe jest już konieczne. Potrzebują go przedsiębiorcy, którzy mają przyjmować lub wykonywać płatności w mechanizmie podzielonej płatności, ponieważ zwykły rachunek osobisty nie ma powiązanego rachunku VAT. Rachunek firmowy jest również potrzebny podatnikowi VAT, jeśli jego numer ma być widoczny na białej liście podatników VAT.
Kasa fiskalna a terminal płatniczy
Kasa fiskalna służy do ewidencjonowania sprzedaży. Terminal odpowiada za przyjęcie płatności bezgotówkowej. To dwa różne elementy obsługi transakcji i obowiązki związane z jednym urządzeniem nie przesądzają automatycznie o zasadach dotyczących drugiego.
Dla osoby rozpoczynającej działalność szczególnie ważne jest sprawdzenie, czy może korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. W wielu branżach obowiązuje limit sprzedaży na rzecz konsumentów, ale część usług została z tego zwolnienia wyłączona. Dotyczy to między innymi usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.
Sposób zapłaty nie rozwiązuje tej kwestii. Płatność kartą, gotówką czy przelewem opisuje sposób przekazania pieniędzy. Obowiązek korzystania z kasy wynika z rodzaju sprzedaży i przepisów dotyczących konkretnej działalności.
Jakie funkcje są przydatne w terminalu płatniczym?
Przy wyborze terminala warto policzyć, ile będzie kosztował po zakończeniu promocji. Do abonamentu dochodzi zwykle prowizja od transakcji, a w zależności od oferty także dodatkowe opłaty. W małej firmie, która przyjmuje kartą kilka lub kilkanaście płatności dziennie, miesięczny koszt stały może mieć większy wpływ na rachunek niż różnica rzędu kilku setnych punktu procentowego w prowizji. Trzeba też sprawdzić długość umowy i warunki jej wcześniejszego zakończenia.
Istotny jest również termin przekazania pieniędzy. Dla biznesu działającego na małej marży dzień lub dwa różnicy w rozliczeniu mogą wpływać na bieżące zakupy i opłacanie zobowiązań.
Warto sprawdzić również sposób obsługi zwrotów. Jeśli klient odda produkt albo usługa zostanie anulowana, dobrze wiedzieć wcześniej, jak wygląda zwrot środków na kartę, ile trwa i czy wiąże się z dodatkową opłatą.
Przy porównywaniu terminali warto sprawdzić również funkcje, z których firma może skorzystać poza samym przyjmowaniem płatności kartą. Terminale oferowane przez Planet Pay obsługują m.in. BLIK, zwroty i anulowanie transakcji, preautoryzację, Cash Back czy DCC, czyli przeliczenie płatności na walutę karty klienta. Dostępne są także funkcje napiwków oraz raporty pomagające kontrolować przeprowadzone transakcje. Nie każda z nich będzie potrzebna w małej firmie, dlatego warto wybierać rozwiązanie pod konkretny model działalności. Inne funkcje przydadzą się w salonie beauty, inne w gastronomii, a jeszcze inne przy obsłudze turystów zagranicznych.
Terminal w telefonie dla usług mobilnych
Klasyczny terminal dobrze sprawdza się przy stałym stanowisku sprzedaży. Przy usługach wykonywanych w różnych miejscach coraz częściej wystarcza smartfon z odpowiednią aplikacją i modułem NFC.
Może to mieć sens dla fotografki pracującej w plenerze, trenerki prowadzącej zajęcia w kilku klubach, osoby wykonującej zabiegi u klientów czy sprzedawcy pojawiającego się na targach i wydarzeniach.
Klient przykłada kartę, telefon lub zegarek do smartfona przedsiębiorcy, a transakcja jest realizowana zbliżeniowo. Odpada konieczność wożenia osobnego urządzenia i pilnowania jego ładowania.
Przed wyborem takiego rozwiązania trzeba jednak sprawdzić kompatybilność telefonu, obsługiwane systemy, dostępne metody płatności i sposób działania w miejscu ze słabym internetem.
Czy warto skorzystać z Programu Polska Bezgotówkowa?
Nowa firma może kwalifikować się do Programu Polska Bezgotówkowa, który pozwala przez określony czas korzystać z terminala lub terminala w telefonie z dofinansowaniem.
Przy starcie działalności daje to szansę na przetestowanie płatności kartą bez ponoszenia od razu pełnych kosztów obsługi.
Przed podpisaniem umowy warto jednak od razu sprawdzić warunki obowiązujące po zakończeniu dofinansowania. To właśnie wtedy zaczynają mieć znaczenie abonament, prowizje i długość dalszego zobowiązania. Dobra oferta na pierwsze miesiące powinna mieć również akceptowalne warunki wtedy, gdy firma zacznie już płacić za usługę z własnego budżetu.
Najczęstszy problem zaczyna się po pierwszych kilkunastu transakcjach
Gdy firma przyjmuje płatności na kilka sposobów, szybko rośnie liczba operacji do sprawdzenia. Trzeba połączyć konkretne zamówienia z przelewami, zaliczkami, płatnościami kartą i ewentualnymi zwrotami. Samo saldo rachunku nie pokaże wtedy, które należności zostały opłacone, a które nadal czekają na rozliczenie.
Dobrze od początku ustalić:
gdzie sprawdzasz status płatności za konkretne zamówienie,
jak oznaczasz zaliczki i płatności częściowe,
kto i w jaki sposób wykonuje zwroty,
kiedy środki z terminala trafiają na rachunek,
jak porównujesz raport sprzedaży z faktycznymi wpływami.
Przy większej liczbie drobnych transakcji liczy się przede wszystkim możliwość szybkiego sprawdzenia, czy wpływy zgadzają się ze sprzedażą. Raport z terminala, historia rachunku i dane z programu sprzedażowego powinny pozwalać bez ręcznego przeglądania każdej operacji znaleźć zwrot, brakującą płatność albo różnicę w rozliczeniu.
Zakres potrzebnych narzędzi zależy już od skali firmy. Przy kilku fakturach miesięcznie wystarczy prosty system kontroli należności. Salon, sklep czy punkt usługowy obsługujący dziesiątki płatności dziennie potrzebuje dokładniejszych raportów i łatwego dostępu do historii transakcji. Warto uwzględnić to już przy wyborze rachunku, terminala i programu do obsługi sprzedaży.
