BIP
Ministerstwo Finansów zapowiada odroczenie kar w KSeF do końca 2027 roku
W komunikat resortu finansów z 16 września ministerstwo ogłosiło, że zamierza odroczyć kary za KSeF do 31 grudnia 2027 r., podczas gdy obecne przepisy przewidują stosowanie sankcji od 1 stycznia 2027 r. Decyzja jest odpowiedzią na postulaty przedsiębiorców, organizacji branżowych i doradców podatkowych.
Zmiana wymaga nowelizacji ustawy o VAT. Resort poinformował, że rozpoczyna prace nad projektem, a czasu jest niewiele. Do 1 stycznia 2027 r. zostało nieco ponad trzy i pół miesiąca, więc projekt musi sprawnie przejść przez rząd, Sejm i Senat oraz trafić do podpisu prezydenta. Do tego momentu w przepisach obowiązuje dotychczasowa data. Obserwatorzy procesu legislacyjnego oceniają, że ministerstwo, które samo wyszło z propozycją, zadba o jej terminowe uchwalenie. W najbliższych tygodniach będzie wiadomo czy projekt bezproblemowo przejdzie przez parlament, a do tego czasu formalnie obowiązuje termin z 1 stycznia 2027 roku.
Za co grożą sankcje z art. 106ni ustawy o VAT
Kary, o których mowa, zapisano w art. 106ni ustawy o VAT. Dotyczą przede wszystkim wystawienia faktury poza KSeF, a także nieprawidłowego korzystania z trybów wyjątkowych, sporządzenia faktury niezgodnie ze wzorem oraz nieprzesłania jej do systemu w terminie. Chodzi na przykład o sytuację, w której firma wystawi fakturę w trybie offline podczas awarii systemu, a potem zapomni dosłać ją do KSeF.
Wysokość sankcji jest dotkliwa. Kara ma być proporcjonalna do przewinienia i może sięgnąć 100 proc. kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez podatku do 18,7 proc. należności. Stawki pozostaną bez zmian. Ministerstwo przypomina, że ustawa pozwala urzędom miarkować kary, a w szczególnych przypadkach odstąpić od ich nałożenia. Przesunięciu ulega wyłącznie moment, od którego urzędy będą mogły z tych przepisów korzystać.
Najmniejsze firmy z Łódzkiego zyskają najwięcej
Najwięcej na zapowiedzi zyskają przedsiębiorcy, którzy do KSeF dopiero wejdą. Firmy, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami mieści się w 10 tys. zł brutto, korzystają jeszcze z okresu przejściowego, a obowiązek wystawiania e-faktur obejmie je od 1 stycznia 2027 r. Po uchwaleniu nowelizacji cały pierwszy rok obowiązkowego korzystania z systemu przejdą bez ustawowych kar za błędy.
Z danych rejestru REGON wynika, że w 2024 roku w regionie łódzkim działało 290 013 podmiotów gospodarczych, z czego 214 665 stanowiły osoby fizyczne prowadzące działalność. Najczęściej zajmują się handlem i naprawą pojazdów (22,8 proc.) oraz budownictwem (14,9 proc.). To właśnie w takich firmach, prowadzonych przez jedną osobę, często bez etatowej księgowej, pierwsze miesiące z KSeF wiążą się z największą liczbą pytań. Fachowiec wykańczający mieszkania, właściciel osiedlowego sklepu czy mechanik z małego warsztatu wystawiają kilka faktur w miesiącu i dotąd robili to w edytorze tekstu albo w prostym generatorze.
Warto też pamiętać o zasadzie liczenia limitu. Decyduje łączna wartość brutto faktur wystawionych w danym miesiącu, liczona miesiąc po miesiącu, a sam status mikroprzedsiębiorcy nie daje automatycznego odroczenia. Firma, która jesienią przekroczy próg 10 tys. zł, musi od tego momentu fakturować w KSeF i zostaje w systemie na stałe.
Jak wykorzystać rok bez kar na naukę KSeF
Ostatni kwartał 2026 roku to dobry moment na przygotowania bez presji. Przedsiębiorcy z najmniejszych firm mogą podejść do nich w kilku krokach.
Dostęp do systemu. Właściciel jednoosobowej działalności loguje się do KSeF profilem zaufanym, mObywatelem lub podpisem kwalifikowanym, bez składania zawiadomienia ZAW-FA. Tokeny działają do końca 2026 roku, a ich następcą są certyfikaty KSeF generowane w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Warto zadbać o to jeszcze w tym roku, szczególnie gdy fakturami ma się zajmować księgowa albo członek rodziny, któremu trzeba nadać uprawnienia.
Wybór narzędzia. Firmy wystawiające tylko kilka faktur w miesiącu mogą korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów. Przedsiębiorcy, którzy chcą mieć fakturowanie i rozliczenia w jednym miejscu, coraz częściej wybierają oprogramowanie do KPiR zintegrowane z KSeF. Takie rozwiązanie oferuje Systim, program do samodzielnej księgowości przeznaczony dla małych firm, w którym faktury sprzedażowe trafiają do KSeF bezpośrednio z programu, a faktury zakupowe pobrane z systemu można od razu ująć w księdze przychodów i rozchodów. Ogranicza to ręczne przepisywanie danych, a przy nim większość pomyłek, które w 2027 roku mogą prowadzić do problemów z art. 108.
Próba na żywym organizmie. Firmy korzystające z odroczenia mogą już dziś dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF. Kilka pierwszych dokumentów wystawionych jesienią, pod okiem księgowej albo z pomocą poradników, pozwala wyłapać błędy w danych kontrahentów i opisach towarów, zanim system stanie się obowiązkowy.
Elektroniczna księga. Przełom roku przyniesie jeszcze jedną zmianę. Od 1 stycznia 2027 roku elektroniczna KPiR stanie się obowiązkowa także dla przedsiębiorców rozliczających VAT kwartalnie. Firmy objęte tym obowiązkiem prześlą dane z księgi fiskusowi po raz pierwszy w 2028 roku. Dla wielu mikrofirm z regionu przejście na KSeF i cyfrową księgę można więc załatwić jednym ruchem, wybierając narzędzie, które obsłuży oba obowiązki.
Obowiązek korzystania z KSeF od 1 stycznia 2027 r. pozostaje bez zmian
Zapowiedź ministerstwa dotyczy wyłącznie kar. Data 1 stycznia 2027 r. jako początek obowiązku dla najmniejszych przedsiębiorców się nie zmienia. Od tego dnia faktura wystawiona w edytorze tekstu lub na papierze w relacjach między firmami przestaje być prawidłowym dokumentem.
Na przełomie roku zmienia się też kilka innych zasad, które dotyczą właśnie mikrofirm z handlu i usług. Do końca 2026 roku faktury uproszczone, w tym paragony z NIP-em nabywcy do 450 zł, można wystawiać poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku każda faktura uproszczona musi mieć formę ustrukturyzowaną. Z końcem 2026 roku wygasa także możliwość wystawiania faktur z kas fiskalnych. Dla sklepu czy punktu usługowego, który często dawał klientom firmowym paragon z NIP-em, to konkretna zmiana w codziennej obsłudze.
Przypomnijmy również, że część obowiązków już działa. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy, także ci korzystający z odroczenia, muszą być gotowi do odbierania w KSeF faktur wystawianych przez kontrahentów. Zakupy materiałów w hurtowni budowlanej czy części w dużym sklepie motoryzacyjnym wiążą się więc z fakturą, która trafia do systemu.
Skarbówka będzie wspierać, ale też sprawdzać
Ministerstwo zapowiada, że 2027 rok ma być dla urzędów skarbowych czasem edukacji. Krajowa Administracja Skarbowa ma przede wszystkim wspierać przedsiębiorców w prawidłowym stosowaniu KSeF, ale organy będą reagować na faktury wystawiane poza systemem i sprawdzać, czy pomijanie KSeF nie służy nierzetelnemu rozliczaniu podatku.
Okres bez sankcji z art. 106ni obejmuje tylko ten jeden przepis. Nadal stosuje się ogólne przepisy podatkowe, w tym art. 108 ustawy o VAT. Wysłanie kontrahentowi wizualizacji PDF różniącej się od dokumentu w KSeF albo omyłkowe ponowne wprowadzenie do systemu faktury wystawionej wcześniej na papierze może zostać uznane za wystawienie tzw. pustej faktury. W praktyce oznacza to ryzyko zapłaty VAT dwukrotnie, dlatego porządek w dokumentach ma znaczenie od pierwszego dnia.
Ostrożność przydaje się także po stronie odbiorcy. Pojawiły się już próby oszustw polegające na wprowadzaniu do KSeF fałszywych faktur, dlatego każdy nieoczekiwany dokument warto zweryfikować przed zaksięgowaniem.
Wartoprzeczytać
