BIP
Kto powinien podjąć decyzję o ostrzeżeniu pracowników? Czy ochrona budynku może zarządzić opuszczenie części obiektu? Jak postępować, kiedy jeden pracodawca zaleca ewakuację, a inny nakazuje pozostanie w pomieszczeniach? Odpowiedzi nie powinny powstawać dopiero podczas incydentu. W biurowcach wielonajemcowych bezpieczeństwo wymaga uzgodnionych zasad działania pomiędzy zarządcą nieruchomości, ochroną i firmami korzystającymi z budynku.
Jeden budynek, wiele firm i kilka poziomów odpowiedzialności
Biurowiec jest wspólną przestrzenią, w której funkcjonują niezależne organizacje. Zarządca odpowiada za określone elementy eksploatacji i bezpieczeństwa nieruchomości, pracodawcy organizują pracę swoich zespołów, a ochrona realizuje zadania wynikające z przyjętego modelu zabezpieczenia obiektu.
W praktyce granice tych obowiązków nie zawsze są jednak zrozumiałe dla osób, które mają reagować na zagrożenie.
Pracownik firmy zajmującej czwarte piętro może wiedzieć, że w razie pożaru powinien kierować się do wyjścia ewakuacyjnego. Nie musi natomiast wiedzieć, komu zgłosić informację o agresywnej osobie w lobby, podejrzanym przedmiocie przy wejściu czy zagrożeniu występującym na innym piętrze.
Recepcjonista może otrzymać niepokojące zgłoszenie, ale nie mieć jasności, czy powinien najpierw poinformować ochronę, administratora budynku, przedstawicieli najemców czy bezpośrednio służby.
Z kolei kierownik jednego z przedsiębiorstw może oczekiwać informacji od zarządcy, podczas gdy ten zakłada, że każdy najemca uruchomi własne procedury.
W rezultacie powstaje luka organizacyjna: poszczególne podmioty wykonują swoje zadania, lecz brakuje mechanizmu pozwalającego skoordynować reakcję w całym budynku.
Nie oznacza to, że jedna organizacja powinna przejąć wszystkie obowiązki. Konieczne jest natomiast ustalenie, które działania należą do zarządcy, które do pracodawców, a które do ochrony i osób odpowiedzialnych za bezpośrednią reakcję.
Zarządca biurowca, pracodawca i ochrona – kto za co odpowiada?
Odpowiedzialność za bezpieczeństwo w budynku wielonajemcowym należy rozpatrywać na kilku poziomach. Jej szczegółowy podział wynika z przepisów, zawartych umów, organizacji obiektu i przyjętych zasad współpracy.
Zarządca nieruchomości – bezpieczeństwo części wspólnych i organizacja współpracy
Z perspektywy funkcjonowania całego budynku zarządca odgrywa kluczową rolę w organizowaniu komunikacji pomiędzy najemcami a służbami obsługującymi nieruchomość.
Do zagadnień wymagających uzgodnienia należą między innymi zasady korzystania z wejść i przejść, organizacja dostępu do części wspólnych, przekazywanie alarmów, współpraca z ochroną oraz sposób informowania najemców o zdarzeniach wpływających na funkcjonowanie obiektu.
Ważne jest również określenie, kto posiada uprawnienia do uruchamiania określonych komunikatów i jakie są procedury na wypadek niedostępności osób decyzyjnych.
Pracodawca – przygotowanie i ochrona własnych pracowników
Obecność firmy w wynajmowanym biurze nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za bezpieczeństwo zatrudnionych osób.
Pracodawca powinien zapewnić pracownikom informacje dotyczące zagrożeń, odpowiednie zasady postępowania i możliwość bezpiecznego reagowania w sytuacjach wymagających przerwania pracy.
Istotne jest także ustalenie, kto w organizacji odbiera alarmy z budynku, kto przekazuje polecenia zespołowi i jak firma kontaktuje się z pracownikami przebywającymi poza stałym stanowiskiem pracy.
W przedsiębiorstwach zatrudniających kilkadziesiąt lub kilkaset osób szczególnego znaczenia nabierają zastępstwa, komunikacja z kadrą kierowniczą i dostępność informacji dla osób pracujących w systemie hybrydowym.
Ochrona obiektu – wykrywanie zagrożeń i realizacja ustalonych działań
Pracownicy ochrony często jako pierwsi otrzymują zgłoszenia o nietypowych zdarzeniach. Mogą obserwować monitoring, kontrolować wejścia, weryfikować zgłoszenia i przekazywać informacje osobom odpowiedzialnym za bezpieczeństwo.
Nie oznacza to jednak, że ochrona powinna samodzielnie podejmować wszystkie decyzje dotyczące pracy przedsiębiorstw zlokalizowanych w biurowcu.
Zakres jej uprawnień musi być określony. Szczególnie ważne są sytuacje wymagające natychmiastowego ostrzeżenia ludzi, powiadomienia służb lub ograniczenia dostępu do zagrożonej części obiektu.
Skuteczność ochrony zależy więc nie tylko od wyposażenia i liczby pracowników, ale także od jakości procedur współpracy z administracją budynku i najemcami.
Wartoprzeczytać
Co się dzieje, gdy zagrożenie obejmuje kilka pięter?
Wyobraźmy sobie sytuację, w której do recepcji biurowca wpływa informacja o agresywnej osobie poruszającej się po częściach wspólnych. Nie wiadomo jeszcze, czy sprawca posiada niebezpieczne narzędzie, na którym piętrze się znajduje ani jakie są jego zamiary.
W budynku działa kilka firm. Część pracowników przebywa w salach konferencyjnych, inni korzystają z przestrzeni wspólnych, a do recepcji przychodzą kolejni goście.
W takich warunkach pojawiają się pytania wymagające natychmiastowej odpowiedzi.
Kto ocenia wiarygodność zgłoszenia? W jaki sposób ostrzec osoby przebywające najbliżej zagrożenia? Czy można bezpiecznie skorzystać z głównego wyjścia? Jak poinformować pozostałych najemców? Czy system alarmowy pozwala przekazać komunikat tylko do wybranej części budynku?
Nie każda sytuacja wymaga takiej samej reakcji. Podczas pożaru podstawowym działaniem może być ewakuacja zgodna z warunkami zdarzenia i obowiązującymi zasadami. W przypadku bezpośredniego zagrożenia ze strony napastnika opuszczenie pomieszczeń może natomiast prowadzić ludzi w stronę niebezpieczeństwa.
Dlatego procedury nie powinny ograniczać się do jednego uniwersalnego polecenia: „Proszę natychmiast opuścić budynek”.
Organizacja powinna wcześniej rozważyć scenariusze, w których konieczne będzie oddalenie się z zagrożonego obszaru, pozostanie w bezpiecznej części obiektu albo czasowe ograniczenie przemieszczania się.
Ostateczna decyzja musi uwzględniać rzeczywisty charakter zagrożenia, dostępne informacje i polecenia właściwych służb.
Komunikacja między najemcami – najsłabsze ogniwo wspólnego reagowania?
Wiele biurowców dysponuje zaawansowanymi systemami technicznymi. Monitoring obejmuje wejścia i części wspólne, system kontroli dostępu ogranicza przemieszczanie się osób nieuprawnionych, a infrastruktura przeciwpożarowa wspiera alarmowanie i ewakuację.
Mimo to podstawowy problem może dotyczyć zwykłego przekazania informacji.
Jeżeli alarm zostanie odebrany przez ochronę, ale nie trafi odpowiednio szybko do osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo poszczególnych najemców, część pracowników może pozostać nieświadoma zagrożenia.
Podobnie będzie w sytuacji, w której administrator dysponuje wyłącznie numerem telefonu do osoby nieobecnej w pracy albo informacje są przekazywane na adres e-mail, którego nikt nie monitoruje poza godzinami administracyjnymi.
Dlatego warto przygotować wspólny model komunikacji obejmujący aktualne kontakty do osób decyzyjnych, zasady przekazywania ostrzeżeń i rozwiązania zastępcze na wypadek niedostępności podstawowych kanałów.
Nie musi to oznaczać wdrożenia kosztownego systemu informatycznego. W części obiektów najważniejsza okaże się dobrze zorganizowana lista kontaktowa, jednoznaczne uprawnienia i ustalone wzory komunikatów.
Zarządca powinien również wiedzieć, czy najemcy rzeczywiście odbierają przesyłane ostrzeżenia oraz czy są w stanie przekazać je dalej wewnątrz swoich organizacji.
Dobrą praktyką jest okresowe sprawdzanie tego mechanizmu, zamiast zakładania, że działa wyłącznie dlatego, że został opisany w dokumentacji.
Czy procedura ewakuacji wystarczy w każdej sytuacji?
Ewakuacja przeciwpożarowa stanowi podstawowy element bezpieczeństwa budynków biurowych. Nie wyczerpuje jednak wszystkich scenariuszy, które mogą wymagać zorganizowanego reagowania.
Współczesne środowisko biurowe powinno uwzględniać również inne rodzaje zdarzeń: agresję wobec pracowników, wtargnięcie osoby nieuprawnionej, zagrożenie ze strony aktywnego napastnika, podejrzaną przesyłkę, przerwy w dostępności istotnej infrastruktury czy sytuacje prowadzące do czasowego wyłączenia części obiektu.
Każdy z tych scenariuszy wymaga odpowiedzi na inne pytania.
W przypadku agresywnej osoby ważne będą zasady zgłoszenia incydentu i ograniczenia kontaktu z zagrożeniem. Przy podejrzanym przedmiocie należy zapobiec niepotrzebnemu zbliżaniu się ludzi do miejsca jego ujawnienia oraz powiadomić odpowiednie służby.
W razie bezpośredniego ataku pierwszeństwo ma ochrona życia i wybór działania właściwego dla sytuacji, w tym bezpieczne oddalenie się lub ukrycie, jeśli ucieczka nie jest możliwa.
Nie można zatem zakładać, że jedna instrukcja przygotowana przede wszystkim na potrzeby ochrony przeciwpożarowej będzie odpowiednia w każdym rodzaju zagrożenia.
Potrzebne są procedury powiązane ze specyfiką obiektu, jego użytkownikami i realnymi możliwościami reagowania.
Procedury bezpieczeństwa w firmie powinny współpracować z zasadami obowiązującymi w budynku
Najemcy biurowców często opracowują własne instrukcje bezpieczeństwa, niezależnie od dokumentacji przygotowanej przez zarządcę nieruchomości.
Samo w sobie nie jest to błędem. Przedsiębiorstwa różnią się sposobem organizacji pracy, strukturą zespołów, liczbą pracowników i wewnętrznym podziałem odpowiedzialności.
Problem pojawia się jednak wtedy, gdy dokumenty nie są ze sobą uzgodnione.
Procedura pracodawcy może przewidywać kontakt z określoną osobą z administracji, która nie pełni już tej funkcji. Może również nakazywać pracownikom udanie się do konkretnego miejsca, które w rzeczywistości nie jest dostępne w każdym scenariuszu zagrożenia.
Innym przykładem jest brak zgodności pomiędzy wewnętrznym sposobem alarmowania najemcy a komunikatami przekazywanymi przez systemy budynkowe.
Dlatego procedury bezpieczeństwa w firmie powinny uwzględniać nie tylko organizację danego przedsiębiorstwa, ale również warunki funkcjonowania obiektu, w którym przebywają pracownicy.
Zespół RiskCom w ramach projektów dotyczących bezpieczeństwa analizuje zagrożenia, istniejące rozwiązania i podział odpowiedzialności, a następnie przygotowuje rekomendacje oraz procedury dopasowane do rzeczywistych warunków działania organizacji.
Celem nie jest tworzenie kolejnych dokumentów, lecz uporządkowanie sposobu podejmowania decyzji, alarmowania i reagowania, tak aby przyjęte zasady mogły być wykorzystane w praktyce.
Recepcja, goście i pracownicy firm zewnętrznych – kto ich ostrzega?
Przygotowanie procedur w biurowcu nie powinno ograniczać się do osób zatrudnionych przez stałych najemców.
Każdego dnia w budynku mogą przebywać goście biznesowi, kandydaci na rozmowy kwalifikacyjne, kurierzy, serwisanci, personel sprzątający i przedstawiciele firm realizujących usługi techniczne.
Nie wszyscy znają rozkład pięter, lokalizację wyjść czy znaczenie wewnętrznych komunikatów.
Dlatego ważne jest ustalenie, kto przekazuje ostrzeżenia osobom znajdującym się w recepcji, salach konferencyjnych i częściach wspólnych oraz w jaki sposób pracownicy najemców pomagają gościom w bezpiecznym reagowaniu, bez narażania własnego życia.
Dodatkowym wyzwaniem mogą być bariery językowe oraz potrzeby osób wymagających wsparcia przy przemieszczaniu się.
W procedurach warto zatem uwzględnić nie tylko strukturę organizacyjną budynku, ale również rzeczywisty sposób korzystania z jego przestrzeni.
Procedura zapisana w dokumencie a rzeczywista gotowość organizacji
W wielu przedsiębiorstwach bezpieczeństwo jest traktowane przede wszystkim jako zadanie administracyjne. Powstają instrukcje, wyznaczane są osoby odpowiedzialne, a pracownicy potwierdzają zapoznanie się z dokumentacją.
To ważne elementy organizacji, ale nie stanowią jeszcze dowodu, że przyjęty sposób reagowania będzie działał podczas incydentu.
W praktyce trudności mogą ujawnić się dopiero wtedy, gdy trzeba podjąć decyzję pod presją czasu.
Osoba odpowiedzialna za alarmowanie może nie wiedzieć, czy ma uprawnienia do przekazania komunikatu wszystkim najemcom. Kierownik zespołu może nie rozumieć, czy powinien czekać na potwierdzenie od administracji. Pracownicy ochrony mogą nie mieć aktualnej listy osób kontaktowych.
Właśnie dlatego warto organizować wspólne ćwiczenia i symulacje decyzyjne z udziałem przedstawicieli zarządcy, najemców oraz ochrony.
Nie zawsze muszą one oznaczać pełną ewakuację budynku. Dobrym początkiem może być ćwiczenie sztabowe, podczas którego uczestnicy otrzymują opis rozwijającego się zdarzenia i wskazują, jakie decyzje podejmą, z kim się skontaktują i w jaki sposób ostrzegą pozostałe osoby.
Taka forma pozwala sprawdzić podział odpowiedzialności, ujawnić luki komunikacyjne oraz ocenić, czy obowiązujące zasady są wystarczająco jasne.
Dopiero kolejnym etapem mogą być bardziej rozbudowane ćwiczenia praktyczne, odpowiednio zaplanowane i dostosowane do działalności obiektu.
Pięć pytań, które warto zadać przed wystąpieniem incydentu
Zarządca nieruchomości i przedstawiciele najemców nie muszą rozpoczynać oceny gotowości od rozbudowanego projektu.
W pierwszej kolejności warto odpowiedzieć na pięć podstawowych pytań:
- Kto podejmuje decyzje? Czy wiadomo, kto odpowiada za alarmowanie, komunikację i działania w częściach wspólnych oraz jakie uprawnienia posiadają przedstawiciele najemców?
- Jak dociera informacja o zagrożeniu? Czy komunikaty są przekazywane wszystkim właściwym osobom, również poza standardowymi godzinami pracy?
- Co zrobić, gdy ewakuacja nie jest bezpieczna? Czy pracownicy rozumieją, że różne zagrożenia mogą wymagać odmiennych działań?
- Czy zasady obejmują osoby spoza stałych zespołów? Czy uwzględniono gości, pracowników firm zewnętrznych i osoby wymagające dodatkowego wsparcia?
- Czy rozwiązania zostały sprawdzone? Czy zarządca, ochrona i najemcy kiedykolwiek wspólnie przećwiczyli przekazywanie informacji oraz podejmowanie decyzji?
Jeżeli odpowiedzi są niejednoznaczne, warto przeanalizować istniejące procedury i sposób ich wdrożenia.
Nie każda luka oznacza konieczność inwestowania w dodatkowe urządzenia. Część problemów można rozwiązać poprzez uporządkowanie kontaktów, ustalenie zastępstw, doprecyzowanie uprawnień i przeprowadzenie wspólnych ćwiczeń.
Bezpieczeństwo biurowca to także ciągłość pracy przedsiębiorstw
Incydent w części wspólnej budynku może jednocześnie wpłynąć na funkcjonowanie kilku niezależnych firm.
Niedostępność wejścia, konieczność czasowego opuszczenia pomieszczeń, awaria zasilania lub ograniczenie dostępu do określonego piętra mogą powodować zakłócenia spotkań, obsługi klientów i realizacji codziennych obowiązków.
Z perspektywy zarządów i dyrektorów istotne jest więc nie tylko zapewnienie ochrony pracownikom podczas samego zdarzenia, ale także przygotowanie organizacji do funkcjonowania po jego zakończeniu.
Kto informuje pracowników o możliwości powrotu do biura? Jak przekazywane są decyzje dotyczące czasowego wstrzymania pracy? Czy firma ma możliwość korzystania z alternatywnych lokalizacji lub pracy zdalnej, jeżeli budynek pozostaje niedostępny?
Nie wszystkie te zagadnienia muszą być opisane w jednej procedurze bezpieczeństwa. Powinny jednak tworzyć spójny sposób postępowania, powiązany z organizacją pracy i rozwiązaniami dotyczącymi ciągłości działania.
W przypadku biurowców wielonajemcowych szczególne znaczenie ma współpraca. Nawet dobrze przygotowane przedsiębiorstwo może mieć ograniczone możliwości reagowania, jeżeli nie otrzyma na czas informacji od zarządcy lub nie zna zasad działania ochrony.
Wspólny budynek wymaga uzgodnionych zasad bezpieczeństwa
O poziomie przygotowania biurowca nie decyduje wyłącznie liczba kamer, systemów kontroli dostępu czy dokumentów przechowywanych przez administratora.
Równie ważne jest to, czy zarządca, ochrona i najemcy rozumieją swoje zadania oraz potrafią współpracować w warunkach presji czasu.
Właściwie przygotowane procedury pomagają ograniczyć niepewność, uporządkować odpowiedzialność i skrócić czas potrzebny na podjęcie decyzji. Szkolenia i ćwiczenia pozwalają następnie sprawdzić, czy przyjęte rozwiązania odpowiadają rzeczywistym warunkom pracy.
Nie eliminują one wszystkich zagrożeń, lecz zwiększają zdolność organizacji do świadomego reagowania.
Najważniejsze pytanie nie brzmi: „Czy każda firma ma własną procedurę?”. Znacznie istotniejsze jest to, czy wszystkie podmioty korzystające z budynku potrafią zadziałać wspólnie, kiedy pojawi się zagrożenie.
