BIP
Dlaczego cenniki biur rachunkowych nie są stałe
Wystarczy zestawić ze sobą dwa zupełnie różne biznesy, żeby zobaczyć, jak bardzo myli się myślenie o księgowości w kategoriach jednej, stałej stawki. Jednoosobowa działalność na ryczałcie, bez pracowników i bez rejestracji VAT, generuje miesięcznie zwykle kilka, kilkanaście dokumentów i według tego jest wyceniana praca po stronie biura. Spółka z o.o. rozliczająca VAT, zatrudniająca jedną czy dwie osoby i wysyłająca towar za granicę, to już zupełnie inna skala: deklaracje VAT, JPK, rozliczenia ZUS i wynagrodzeń, dokumentacja transakcji unijnych, czasem też ewidencja magazynowa. Biuro wyceniające swoje usługi na podstawie ilości operacji księgowych w miesiącu będzie więc oczekiwało wyższej kwoty od firmy pracującej w drugim wymienionym modelu.
W praktyce na ostateczną wycenę składa się kilka zmiennych jednocześnie: forma prawna działalności, rodzaj prowadzonej księgowości (ryczałt, KPiR czy pełne księgi handlowe), liczba dokumentów księgowych w miesiącu, fakt zatrudniania pracowników, status VAT oraz to, czy firma realizuje transakcje zagraniczne lub prowadzi magazyn. Dopiero suma tych czynników daje realny obraz tego, ile pracy księgowa musi włożyć w obsługę danej firmy i stąd biorą się tak różne kwoty na koniec miesiąca.
Trzy firmy, trzy zupełnie inne rachunki
Łatwiej to zobaczyć na konkretnych przykładach niż na liście zmiennych. Mała pracownia kosmetyczna prowadzona przez jedną osobę, rozliczająca się ryczałtem, bez VAT i bez zatrudnienia, to z punktu widzenia biura rachunkowego najprostszy możliwy przypadek: kilka faktur sprzedażowych miesięcznie, brak skomplikowanych rozliczeń, niski koszt obsługi.
Zupełnie inaczej wygląda lokalny sklep internetowy z odzieżą, który zatrudnia jedną pracownicę, jest czynnym podatnikiem VAT i co miesiąc wystawia kilkadziesiąt faktur, część z nich na rzecz klientów z innych krajów UE. Dochodzi tu rozliczenie wynagrodzeń i składek ZUS, ewidencja VAT, czasem też pytania o moment powstania obowiązku podatkowego przy sprzedaży zagranicznej, a to już zupełnie inny nakład pracy księgowej niż w pierwszym przypadku.
Trzeci scenariusz to mała spółka z o.o. zajmująca się dystrybucją części zamiennych, z własnym magazynem, kilkoma pracownikami i regularnymi zakupami od kontrahentów z Niemiec i Czech. Tu dochodzi jeszcze ewidencja magazynowa i konieczność precyzyjnego dokumentowania transakcji wewnątrzwspólnotowych. To właśnie tego typu firmy najczęściej są zaskoczone, że cena „od” widoczna w internecie nie ma wiele wspólnego z finalną wyceną, bo skala ich działalności po prostu wymaga więcej pracy po stronie biura.
— Przy wycenie usług księgowych największe znaczenie ma ilość operacji księgowych oraz forma rozliczenia podatkowego firmy. — mówi Iwona Sikorska, specjalistka ds. księgowości z biura rachunkowego iKsięgowa. — Na wzrost ceny może wpływać także ilość zatrudnianych osób na umowy cywilno-prawne lub umowę o pracę. Dopiero biorąc pod uwagę cały nakład pracy związany z obsługą księgową działalności, możemy przedstawić pełną, uczciwą wycenę.
Ekspertka zwraca też uwagę, że obecny rok jest dla wielu małych firm szczególny ze względu na obowiązkowy KSeF, który w praktyce zmienia sposób obiegu dokumentów w firmie i może tymczasowo zwiększyć liczbę zapytań do biura rachunkowego.
Ze względu na problematykę opisaną przez P. Iwonę Sikorską, coraz więcej biur rachunkowych, w tym także iKsięgowa, wprowadza system indywidualnej wyceny dla klienta. Na stronie biura możemy znaleźć dynamiczny formularz, który pokazuje nam wycenę w zależności od wprowadzonych przez nas parametrów właściwych dla naszej marki, możemy zobaczyć dokładnie, które elementy tą kwotę zwiększają, a które zmniejszają. Stawki są też jednakowe niezależnie od regionu. Ta sama cena będzie obowiązywała przedsiębiorców z Warszawy, Łodzi i Katowic.
Na co zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe
Wybierając biuro rachunkowe, warto poprosić o wycenę opartą na realnych danych własnej firmy, a nie kierować się wyłącznie najniższą widoczną kwotą. Forma prawna działalności i status VAT to dopiero punkt wyjścia, równie istotne jest to, ile dokumentów księgowych firma faktycznie generuje w miesiącu, czy zatrudnia pracowników, czy prowadzi sprzedaż lub zakupy za granicą oraz czy obsługuje magazyn. Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają porównać oferty różnych biur rachunkowych w sposób rzetelny, zamiast zestawiać ze sobą liczby, które w rzeczywistości dotyczą zupełnie różnego zakresu pracy.
Dla łódzkich przedsiębiorców, których w mieście wciąż przybywa, oznacza to jedno: zanim ktoś zdecyduje się na konkretne biuro rachunkowe w Łodzi, warto opisać swoją firmę możliwie dokładnie, bo to właśnie te szczegóły decydują o tym, ile faktycznie zapłaci za prowadzenie księgowości w kolejnych miesiącach.
Wartoprzeczytać
