BIP
Niszczenie dokumentów a normy
Profesjonalne niszczenie dokumentów odbywa się z poszanowaniem normy ISO/IEC 21964 i DIN 66399. Określają one standardy bezpiecznego utylizowania akt. Norma DIN 66399 dzieli dokumenty na siedem klas bezpieczeństwa (od P-1 do P-7 dla papieru), które wskazują wielkość ścinek i stopień bezpieczeństwa procesu.
Norma ISO/IEC 21964 to z kolei międzynarodowy odpowiednik niemieckiej normy DIN 66399, który rozróżnia typy nośników, a więc te papierowe, elektroniczne i magnetyczne.
Czy istnieje obowiązek prawny niszczenia dokumentów?
Dla wielu z nas ciekawostką z pewnością może być to, że zgodnie z RODO (Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych), niszczenie dokumentów jest uznawane za formę przetwarzania danych osobowych. Przepisy nakładają na administratorów danych osobowych obowiązek usuwania dokumentów po upływie okresu, w którym ich przechowywanie jest uzasadnione.
Bardzo ważna zasada dotycząca niszczenia dokumentów stanowi o tym, że nie wolno przechowywać akt zawierających dane osobowe dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Oznacza to, że po zakończeniu określonego prawem okresu archiwizacji, przedsiębiorca ma nie tylko prawo, ale wręcz obowiązek zniszczenia dokumentów, aby chronić dane osobowe i zapobiec ich nieautoryzowanemu ujawnieniu.
Pamiętaj, że utylizacja dokumentacji to proces, do którego zobowiązane są zarówno podmioty publiczne (szkoły, szpitale, urzędy), jak i prywatne firmy, które gromadzą oraz przetwarzają dane osobowe.
Kiedy należy niszczyć dokumenty?
Istnieją sytuacje, w których dokumenty rzeczywiście powinny zostać przekazane do obowiązkowej utylizacji. Konieczność ich profesjonalnego niszczenia z poszanowaniem normy DIN 66399 (to ona jasno opisuje standardy dotyczące urządzeń i procesów niszczenia nośników danych) zależy jednak od ustawowego okresu przechowywania. Znaczenie ma również sam rodzaj dokumentów.
Dla przykładu dokumenty księgowe i podatkowe powinny być niszczone po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentacja pracownicza ma bardziej złożone reguły przechowywania. Akta osobowe pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku należy przechowywać nawet przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu. Jeśli chodzi o dokumentację medyczną, wedle przepisów przechowywana musi być przez 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.
Oczywiście istnieje wiele wyjątków od opisanych reguł, dlatego też niszczenie dokumentów zawsze warto skonsultować z doświadczonymi ekspertami, w tym archiwistami z firmy EkoAkta.
Zwróć uwagę na dokumenty kategorii A
Dokumenty kategorii A stanowią wyjątek od reguł okresowego przechowywania. Są to materiały archiwalne o trwałej i wyjątkowej wartości historycznej, prawnej lub kulturowej, które muszą być przechowywane wieczyście. Do kategorii tej należą między innymi akta sądowe, księgi stanu cywilnego czy oryginały map. Dokumentów tych zazwyczaj nie można zniszczyć.
A co z brakowaniem dokumentów przy ich archiwizacji?
Niszczenie dokumentów ze wsparciem profesjonalnej firmy okazuje się także konieczne przy porządkowaniu akt czy przenoszeniu ich do zewnętrznego archiwum. W takich sytuacjach dochodzi często do brakowania dokumentacji co oznacza wydzielenie i przekazanie do zniszczenia dokumentów niearchiwalnych, których okres przechowywania upłynął. Mowa zatem o różnego rodzaju pismach, które utraciły znaczenie praktyczne czy też status materiałów dowodowych dla Twojej firmy lub instytucji.
Musisz wiedzieć, że brakowanie dokumentów obejmuje przygotowanie spisu akt oraz sporządzenie specjalnego protokołu potwierdzającego zniszczenie.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie niszczenia dokumentów w zgodzie z przepisami RODO lub też chcesz w profesjonalny sposób przeprowadzić archiwizację akt w swojej firmie, zgłoś się do archiwistów EkoAkta. Zapewniają oni wiele innowacyjnych usług. Przykładem jest mobilne niszczenie dokumentów w siedzibie Klienta.
Wartoprzeczytać
