BIP
Obowiązek przechowywania dokumentów firmowych
Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji firmowej niezależnie od branży czy skali prowadzonej działalności. Musi nie tylko ją gromadzić, ale i stworzyć bezpieczne warunki archiwizowania. Może realizować takie zadania samodzielnie albo skorzystać z outsourcingowych usług archiwizacji zgodnych z przepisami dotyczącymi dokumentów m.in. RODO. Rhenus Office Systems Poland oferuje przechowywanie akt w warunkach zapewniających ochronę przed szkodliwym wpływem czynników zewnętrznych i nieuprawnionym dostępem osób trzecich, a także ich brakowanie i utylizowanie, kiedy skończy się ich obowiązkowy okres archiwizacji. Ile on wynosi?
Od czego zależy długość okresu archiwizacji dokumentów?
Okresy archiwizacji dokumentów firmowych wynikają z obowiązujących przepisów prawa, takich jak:
- Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
- Kodeks pracy,
- Ustawa o rachunkowości,
- Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych.
Warto pamiętać także o unijnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych, RODO. Na termin przechowywania wpływają:
- rodzaj dokumentacji firmowej,
- przeznaczenie dokumentu,
- obowiązujące przepisy i rozporządzenia,
- przyporządkowana kategoria archiwalna. Pod adresem https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/okresy-przechowywania-dokumentow/ Rhenus Office Systems Poland wskazuje, jak długo trwają okresy archiwizacji dla konkretnych dokumentów firmowych.
Kiedy można niszczyć dane? Przepisy dotyczące dokumentów firmowych
Przedsiębiorca nie musi dożywotnio przechowywać w swoim archiwum firmowym dokumentacji. Po pewnym czasie może ją zutylizować. Rhenus Office Systems Poland podaje właściwe okresy archiwizacji dla niektórych rodzajów akt:
- Akta osobowe pracowników – 50 lat, w przypadku zatrudnienia do 31 grudnia 1998 roku i od 1999 do 2018 roku, natomiast 10 lat w przypadku zatrudnienia od 1 stycznia 2019 roku, po złożeniu odpowiedniego oświadczenia do ZUS.
- Listy płac, karty wynagrodzeń czy umowy ze składką ZUS – 50 lat, niezależnie od okresu zatrudnienia.
- Dokumentacja księgowa i podatkowa – 5 lat, z wyjątkiem rozliczeń ZUS, które trzeba przechowywać po 10 lat.
- Umowy handlowe i aneksy do nich – 10 lat.
- Dokumentacja gwarancyjna i sprzedażowa – 5 lat.
- Dokumentacja organizacyjna i zarządcza – od 10 do 25 lat.
Po upływie takiego czasu można już dokonać zniszczenia dokumentów firmowych. W Rhenus Office Systems Poland do tego celu wykorzystywane są niszczarki i procedury dostosowane do rodzaju danych. Na swojej stronie https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/jak-szybko-niszczyc-dokumenty/ firma wyjaśnia, że szybkie niszczenie dużej ilości dokumentów, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa, jest możliwe, dzięki pracy na wysokiej jakości sprzęcie. Po zakończeniu utylizacji Rhenus Office Systems Poland wydaje certyfikat niszczenia.
Wartoprzeczytać
![Woda nie tylko święcona. Świadkowie Jehowy dopuszczają transfuzję krwi. Decyzja przemodlona czy wymuszona pozwami? [PODCAST]](https://radiolodz.pl/wp-content/uploads/2026/10/patient-getting-blood-transfusion-hospital-clinic-scaled-120x86.jpg "Woda nie tylko święcona. Świadkowie Jehowy dopuszczają transfuzję krwi. Decyzja przemodlona czy wymuszona pozwami? [PODCAST] 9")
