Nagrodę wręcza Prezes Instytutu Pamięci Narodowej, przewodniczący Kapituły Nagrody. Jako kandydatów można zgłaszać osoby fizyczne, instytucje i organizacje w szczególny sposób zasłużone dla upamiętniania historii Polski.

Wniosek o przyznanie Nagrody powinien zawierać dane kandydata, opis jego zasług i osiągnięć. Pisemne zgłoszenia należy nadsyłać na adres Oddziału IPN w Łodzi, przy ul. Elizy Orzeszkowej 31/35.

W ubiegłym roku Nagrodą „Świadek Historii” pośmiertnie odznaczono m.in. gen. bryg. Aleksandra Arkuszyńskiego.